Registreringsbeskrivning

REGISTERBESKRIVNING FÖR KUND- OCH MEDLEMSREGISTER

Denna registerbeskrivning gäller Väståbolands skogsvårdsförening r.f.

Vi respekterar medlemmarnas integritetsskydd och vi har förbundit oss vid att skydda personuppgifterna enligt gällande lag.

Registeransvarig och kontaktperson
Väståbolands skogsvårdsförening r.f.
Fredrik Granberg
0400435048
fredrik.granberg@mhy.fi

Styrelsen ansvarar för skogsvårdsföreningens verksamhet. Kontaktuppgifterna till styrelsens medlemmar finns att få via föreningsregistret.

Registrets datainnehåll och stadgeenliga informationskällor

• Medlemsuppgifter
• Namn, adress, telefonnummer, e-postadress
• FO-nummer
• Personbeteckning
• Fastighetsuppgifter
• Skogsdatauppgifter
• Skogsareal
• Medlemsnummer
• Medlemsslag, så som personregistrerad, stödregistrerad, hedersregistrerad
• Uppgifter som berör medlemskap, så som fakturerings- och betalningsuppgifter
• Uppgifter om verksamheten inom föreningen, så som förtroendeuppdrag
• Tillstånd och förbud som gäller direktmarknadsföring

Kunduppgifter

• Namn, adress, telefonnummer, e-postadress
• FO-nummer
• Personbeteckning
• Fastighetsuppgifter
• Skogsdatauppgifter
• Skogsareal
• Tillstånd och förbud som gäller direktmarknadsföring
• Uppgifter som berör kundförhållandet, så som fakturerings- och betalningsuppgifter
• Anteckningar gällande träffar / överenskomna saker

Uppgifterna erhålls i huvudsaken av de registrerade själva. Sporadiskt kan uppgifterna uppdateras utgående från utomstående källor, så som Lantmäteriverkets eller Suomen Asiakastieto Oy:s databaser, Befolkningsregistercentralens befolkningsdatasystem eller Postens adressystem, för att trygga att medlemmarnas uppgifter är uppdaterade och felfria.

Syfte och grund för behandling av personuppgifter

Medlemmarnas personuppgifter används i enlighet med lag till:

• upprätthållande av medlemskap och medlemsregister
• upprätthållande av valregister
• övervakning av fakturering och betalningar
• sändande av medlemsbrev, -tidningar och -information
• marknadsföringsåtgärder som stärker medlemskapet
• medlemmarnas rådgivning och skolning
• erbjudande av medlemsförmåner samt främjande och övervakning av utnyttjandet av tjänster
• uppställande av statistik samt forskning och utredningar för facklig och annan intressebevakning
• andra åtgärder eller uppdrag som utförs på den registrerades begäran eller tillåtelse

Kundernas personuppgifter används i enlighet med lag till:

• upprätthållande och skötsel av kundförhållande
• skötsel av uppdrag
• övervakning av fakturering och betalningar
• sändande av kundbrev, -information
• marknadsföringsåtgärder som stärker kundförhållandet
• andra åtgärder eller uppdrag som utförs på den registrerades begäran eller tillåtelse

Vi behandlar uppgifter på följande grunder enligt dataskyddslagstiftning:

• Lagstadgat krav: Enligt skogsvårdsföreningsslagen ska föreningens styrelse upprätthålla ett medlemsregister, i vilket antecknas medlemmarnas fullständiga namn och hemort. Vi hanterar uppgifter för att uppfylla detta lagstadgade krav.
• Avtal: Gällande kunder behandlar vi uppgifter för att uppfylla de med kunden uppgjorda uppdragsavtalen.
• Samtycke: Vi kan behandla uppgifter utgående från medlemmarnas samtycke t.ex. för elektroniska marknadsföringsåtgärder eller för att överlåta uppgifter till samarbetsparter för beviljande av medlems- eller kundförmåner.
• Berättigat intresse: Vi behandlar uppgifter för facklig och ekonomiskpolitisk intressebevakning samt för uppställande av statistik och utredningar i anknytning till dem, för skrivande av historiker och beviljande av förtjänsttecken, för skötsel av medlemskapet och utveckling av medlemsverksamheten, för sändande av medlemsbrev och -information, för förhindrande och utredning av missbruk samt för direktmarknadsföring. Nämnda syften är nödvändiga för vår verksamhet och därmed förenliga med vårt berättigade intresse. Medlemmarna kan motsätta sig behandling med hänvisning till specifika grunder i rådande fall.

Tid för uppbevarande av uppgifter

Vi bevarar medlemmarnas uppgifter under en så lång tid, som det är nödvändigt för ovan nämnda syften i enlighet med gällande lag. Medlemmarna kan också påverka hur länge uppgifterna bevaras enligt vad som beskrivs nedan.

Uppgifter för marknadsföring bevaras i typiska fall så länge som ifrågavarande medlem inte har förbjudit mottagande av marknadsföringsmeddelanden och uppgifterna i övrigt inte är föråldrade. Om en person förbjuder marknadsföring, bevarar vi uppgift om förbudet och kontaktuppgifterna, för att vi ska kunna säkra att förbudet efterföljs.

Vi kan vara förpliktade att bevara vissa av medlemmarnas personuppgifter för att uppfylla bokföringslagen eller annan tvingande lagstiftning också efter att medlemskapet eller annan grund för behandling av personuppgifter har upphört. Efter medlemskapets upphörande bevarar vi uppgifter som behövs för uppställande av statistik och utredningar med anknytning till intressebevakning samt uppgifter som har betydelse för föreningens historieskrivning.

Den registrerades rättigheter

Man kan påverka insamling och behandling av uppgifter på flera olika sätt:

• Kontroll, korrigering och avlägsnande av uppgifter: De registrerade har rätt att granska de personuppgifter som har registrerats om dem. På den registrerades begäran korrigerar, avlägsnar eller kompletterar vi personuppgifter som är felaktiga, onödiga, bristfälliga eller föråldrade med avseende på behandlingens syfte.
• Överföring av uppgifter från ett system till ett annat: Den registrerade kan begära att de personuppgifter de har angett kan överföras till dem själv eller en annan registeransvarig genom att kontakta den adress som nämns i början av denna registerbeskrivning. En förutsättning är dock, att det är fråga om uppgifter som ifrågavarande medlem själv har angett och att de behandlas automatiskt på basen av samtycke eller avtal.
• Rätt att förbjuda direktmarknadsföring: Den registrerade kan när som helst förbjuda överlåtelse och behandling av sina uppgifter för direktmarknadsföring genom att trycka på en länk som finns i slutet av elektroniska direktmarknadsföringsmeddelanden eller genom att kontakta den adress som nämns i början av denna registerbeskrivning.
• Rätt att göra invändningar och begränsning av behandlingen: Den registrerade har, av skäl som hänför sig till hans eller hennes specifika situation, rätt att göra invändningar mot behandling av personuppgifter som grundar sig på berättigat intresse. I sådana fall begränsas behandlingen under den tid man bedömer grunderna för att invända mot behandlingen. Behandlingen kan också begränsas bland annat under den tid då uppgifterna kontrolleras om medlem bestrider personuppgifternas korrekthet.
• Rätt att återta samtycke: Den registrerade kan också när som helst återta sitt samtycke genom att kontakta den adress som anges i början av denna registerbeskrivning eller på andra sätt som särskilt ställs till förfogande för ändamålet. Återtagandet av samtycke påverkar inte behandling som görs till exempel för att uppfylla föreningslagens föreskrifter.
• Besvärsrätt: Den registrerade har rätt att lämna besvär hos myndighet om medlemmen anser att hans eller hennes uppgifter har behandlats i strid med denna registerbeskrivning eller gällande lag. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter finns i slutet av denna registerbeskrivning.

Överlåtelser av uppgifter

Vi kan överlåta den registrerades personuppgifter till tredje part bland annat i nedan nämna fall:

• Samtycke: Vi kan överlåta den registrerades uppgifter till tredje part till exempel till samarbetspart för medlemsförmåner, om den registrerade har gett sitt samtycke.
• Myndigheter: Vi kan överlåta personuppgifter på det sätt som framställs av behörig myndighet eller annan instans enligt gällande lag. Till exempel överlåts uppgifter om medlemsavgifter till beskattaren.
• Intressebolag: Vi kan överlåta uppgifter till svf-kedjans intressebolag (så som Metsätilat-kedjan) för att förverkliga kundens uppdrag.
• Skogscertifiering: Vi kan överlåta den registrerades personuppgifter till den instans som upprätthåller skogscertifieringens register i Finland. Skogsvårdsföreningens medlem hör automatiskt till den regionala PEFC-gruppcertifieringen.
• Forskning: Vi kan överlåta uppgifter för vetenskaplig eller historisk forskning.
• Direktmarknadsföring samt opinions- och marknadsundersökningar: Vi kan överlåta den registrerades personuppgifter för direktmarknadsföring samt opinions- och marknadsundersökningar såvida den registrerade inte har förbjudit detta.
• Förverkligandet av uppdrag: Vi kan överlåta uppgifter som berör kundens arbetsobjekt till arbetstagare och entreprenörer för att förverkliga ett av kunden preciserat uppdrag.
• Rättsliga krav: Vi kan överlåta personuppgifter till tredje par tom vi anser, att det är nödvändigt för att verkställa avtal, utredning av eventuella förbrytelser eller uppställande, framställande eller försvarande av rättsliga krav.

Överföring av uppgifter

De registrerades uppgifter behandlas för skötsel av fakturering och överförs till våra intressebolag, så som SVFS Ab och Mhy Tili Oy, för postning och upprätthållande av ekonomiförvaltning.

Vi utnyttjar underleverantörer för behandling av uppgifter, varvid vi genom avtalsförfarande tryggar att uppgifterna behandlas enligt gällande lag och denna registerbeskrivning. Underleverantörerna behandlar uppgifter för vår räkning och de får inte behandla uppgifter för egna ändamål.
Vi överför inte uppgifter utanför EU eller EES.

Principerna för skydd av registret

Vi använder nödvändiga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att skydda personuppgifter mot olaga åtkomst, överlåtelse, förstörande eller annan otillbörlig behandling. Registrets användarrättigheter innehas av utsedda personer, som behöver uppgifterna i sitt arbete. Personer som behandlar personuppgifter omfattas av tystnadsplikt. Uppgifterna är samlade i databaser, vilka är skyddade av användarnamn och lösenord samt tekniskt skyddade av brandmur.

Kontakt

Förfrågningar som gäller denna registerbeskrivning kan sändas till den person som nämns i början av registerbeskrivningen.
Övervakningsmyndighetens kontaktuppgifter:

Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Bangårdsvägen 9, 6 vån 00520 Helsingfors
Postadress: PB 800 00521 Helsingfors
Växel: 029 56 66700, E-post: tietosuoja@om.fi